GIÚP DOANH NGHIỆP XỬ LÝ HỒ SƠ HIỆU QUẢ

Nếu làm việc trong một môi trường Lành mạnh, Sạch đẹp, Thoáng đãng, Tiện lợi thì Tinh thần sẽ thoải mái hơn, Năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Phương pháp 5S được phát mình bởi người Nhật, và họ cũng rất tự hào khi cả thế giới áp dụng phương pháp này của họ.

Trong quản lí hồ sơ, chứng từ văn phòng, 5S cũng đặc biệt hiệu quả, hạn chế thất lạc, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lí.

ỨNG DỤNG NGUYÊN TÁC 5S TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG TỪ

1. Seiri (整理 Sàng lọc):
– Bất kì giấy tờ nào đưa vào khu vực lưu trữ phải được xem xét và phân loại rõ ràng.

– Những Chứng từ, hồ sơ không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho công việc phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đóng gói đem ra khỏi nơi làm việc.

– Đặc biệt những chứng từ kế toán, hồ sơ bệnh án yêu cầu lưu trữ lên đến 10 năm, nếu không sàn lọc kĩ sẽ gây quá tải, chiếm nhiều diện tích.

2. Seiton (整頓 Sắp xếp): 
– Mục đích cuối cùng của bước làm này là: Dễ tìm – Dễ thấy – Dễ lấy – Dễ kiểm tra – Dễ trả lại.

– Chứng từ sau khi sàn lọc cần được đặt đúng vị trí của nó, sắp xếp ngay ngắn, có quy tắc, có thứ tự giúp tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và không gian.

– Hồ sơ thường dùng phải ưu tiên để nơi thuận tiện nhất, hồ sơ ít dùng thì để chỗ khuất hơn, hồ sơ không dùng đến thì xếp vào kho.

– Trên các kệ nên bố trí các bản chỉ dẫn, đánh dấu khu vực, dán nhãn hồ sơ để quy tắc này được triển khai dễ dàng, triệt để hơn.

3. Seiso (清掃 Sạch sẽ):
– Tiêu chí này đề cao sự sạch sẽ nơi lưu trữ và làm việc. Hồ sơ chứng từ bừa bộn sẽ gây khó cho công việc vệ sinh. Bụi bặm, ánh nắng sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ mực in trên giấy, trong khi ẩm thấp là môi trường tốt cho gián, chuột, mối,… phá hoại.

– Tủ hồ sơ sạch sẽ, gọn gàng không chỉ giúp môi trường làm việc được cải thiện mà còn giúp hình ảnh của bạn tăng thêm một bậc trong mắt khách hàng, đối tác và chính nhân viên làm việc tại đó.

– Cần có kế hoạch tổng vệ sinh định kỳ, đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên tuân thủ.

4. Seiketsu (清潔 Săn sóc): 
– Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Đây là bước quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S.

– Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí.

– Đồng thời tổ chức các cuộc thi và trao thưởng về những cá nhân thực hành tốt 5S trong quản lí hồ sơ cá nhân và nơi làm việc. Hướng đến xây đựng một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp.

5. Shitsuke (躾 Sẵn sàng)
– Nếu các quy định và nguyên tắc được đưa ra mà bản thân nhân viên chỉ làm việc đối phó, không hưởng ứng nghiêm túc sẽ chỉ đem lại hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.

– Yếu tố cuối cùng này đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân đó là sự tuân thủ tốt các nguyên tắc, các quy định, sẵn sàng thực hiện một cách tự giác, có trách nhiệm.

– Tổ chức cần khơi gợi cho nhân viên của minh rằng “Đây là chứng từ của mình”, “Đây là công việc của mình”, “Đây là nơi làm việc của mình”, “Đây là nơi mình gắn bó” để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.

VẬY HỒ SƠ CẦN LƯU KHO LÂU NĂM XỬ LÍ NHƯ THẾ NÀO?

– Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề về không gian lưu trữ nhưng hồ sơ, chứng từ đặc biệt, lâu năm thì các dịch vụ Kho lưu trữ hồ sơ là giải pháp tối ưu dành cho bạn.

👉Kho lưu trữ rộng rãi, thoáng mát và sạch sẽ.
👉Quy trình lưu trữ hồ sơ, dữ liệu chuyên nghiệp, bảo mật thông tin;
👉Theo định kỳ, báo cáo tình trạng và số lượng hồ sơ đang lưu trữ trong kho cũng như các vấn đề có liên quan;
👉Khách hàng có thể tra cứu hồ sơ bất cứ lúc nào trong giờ hành chính;
👉Chi phí dịch vụ lưu trữ hồ sơ, dữ liệu hợp lý nhất.
👉Kho lưu trữ được trang bị hệ thống kệ chuyên dụng, hệ thống CCTV và hệ thống PCCC đạt tiêu chuẩn.

☎Hotline: 0981 285 286
Liên hệ ngay để nhận ưu đãi hấp dẫn nhất!